Zarządzanie czasem. Kilka interesujących wskazówek.

Jestem święcie przekonany, że termin „zarządzanie czasem” nie jest dla Ciebie obcy. Jeżeli jednak się mylę, to zachęcam do przeczytania tego posta.

Przedstawiam kilka wskazówek, które pomogą Ci zarządzać Twoim czasem w pracy, tak abyś był bardziej skuteczny. Dołączyłem również wyniki badań kadry menedżerskiej przeprowadzonych przez H. Minzberga w Kanadzie i W. Kieżuna w Polsce w 1997 roku.

Jeżeli znasz jeszcze jakieś inne sposoby, aby być bardziej efektywny, zachęcam Cię, abyś podzielił się z nimi ze mną oraz z innymi czytelnikami tego bloga w komentarzach do tego posta.

Znajdź swój najlepszy czas.
Każdy z nas ma w ciągu dnia taki moment, indywidualny dla każdego, w którym jest bardziej wydajny. W tym czasie wykonujemy wszystkie czynności efektywniej. Poza tym nasz umysł pracuje na zwiększonych obrotach, poprzez co możemy lepiej zaplanować swoje działania.
Przyjrzyj się swoim najbliższym dniom, załóż dziennik, w którym notuj wszystkie te momenty, w których odczuwasz największy przepływ energii.

Ustalaj priorytety.
Wyznaczanie priorytetów jest bardzo ważną czynnością, o której nie wolno zapomnieć. Zwłaszcza wtedy, kiedy mamy naprawdę dużo spraw na głowie. Jeżeli się tego nie będzie robiło, znajdziemy się w pułapce nadmiaru prac, co z pewnością wpłynie na naszą efektywność.

Wyniki badań:
Kierownicy wolą spontaniczność i akcyjność działania zamiast zajmowania się poważnymi i zaplanowanymi działaniami.


Zarządzanie pocztą e-mail.

W dzisiejszych czasach używa tego narzędzia, zwłaszcza w pracy jest nieuniknione. Każdego dnia otrzymujemy masę e-maili od naszych współpracowników, szefów, kontrahentów, klientów, znajomych, rodziny, no i oczywiście są tez wiadomości niechciane, tzw. spam.
Jestem ciekaw, czy wiesz ile czasu w ciągu dnia zajmuje Ci przeglądnięcie tych wszystkich wiadomości?
Postaraj się zanotować w swoim dzienniku również tę czynność, aby przekonać się ile tak naprawdę przeznaczamy czasu na tę czynność.
Proponuje stworzyć specjalne foldery w swojej skrzynce, gdzie automatycznie za pomocą reguł można usprawnić ten element.
Ja do tego celu utworzyłem takie foldery: Klienci, Szef, Znajomi i rodzina, Firmowe informacje.
Oprócz tego mam kilka folderów, gdzie na bieżącą przeglądając pocztę od razu segreguje ją do następujących szufladek: Sprawy ważne i pilne (A), Sprawy ważne i mniej pilne (B), ważne informacje (I), oczekiwane (O-elementy, w których ustaliłem zadania i przypomnienia –task, wystarczy przeciągnąć wiadomość i ustalić termin przypomnienia), elementy tylko do wglądu (W).
Trzeba tylko wyrobić w sobie nowy nawyk codziennego segregowania, ale niesamowicie to pomaga.

Zarządzanie informacjami.

Zarządzanie informacjami, które pochodzą głównie z sieci, jest w dzisiejszych czasach niezwykle ważną sprawą. Codzienni bombardowani jesteśmy nowymi wiadomościami, niekiedy są to informacje w ogóle nam nie potrzebne. Ja do tego celu wykorzystuję dwa narzędzia. Pierwsze z nich to czytnik google, który pozwala mi w bardzo czytelny sposób zarządzać subskrypcjami - rss. Drugie narzędzie, które niedawno poznałem, to OneNote Offica.


Wyniki badan:
Do menedżerów dociera zbyt wiele nieistotnych informacji, które nie są wczesnej selekcjonowane.

Usprawnienie rutynowych prac.

Czy są to zakupy, lekcje angielskiego, czy jakiekolwiek inne zajęcia, warto połączyć owe czynności, tak aby zaoszczędzić jak najwięcej czasu.
Ja na przykład jadąc na angielski, gdzie musze dojechać 20 km, po drodze robię zakupy oraz przesłuchuję w samochodzie ciekawą audycję radiową, która wcześnie ściągnąłem sobie z Internetu.
Podczas sprzątania, albo prasowania, co oczywiście nie cierpię robić, słucham ciekawej książki w wersji audio. Polecam wszystkim, niesamowita sprawa.
Zastanów się ile rzeczy robisz w ciągu dnia i czy nie można je jakoś ze sobą połączyć.
Można również oddelegować niektóre zadania, prosząc kogoś, aby zrobił to za nas. N a przykład, jeżeli odwozimy dziecko do szkoły oddalonej kilka kilometrów od naszego domu, może się okazać, że nasz sąsiad również robi to samo ze swoim dzieckiem. Możemy w ten sposób dogadać się z nim, że przez tydzień Ty będziesz odwoził wspólne dzieci, a w przyszłym tygodniu, zrobi to on.

Wyniki badań:
Zbyt mało rutynowych zadań jest delegowanych do pracowników niższego szczebla, co prowadzi do przepracowania

Koncentrowanie się na zadaniach.

Wiadome jest, że jeżeli robimy kilka zadań na raz to praca jest mniej efektywna. Jeżeli następnym razem masz coś do zrobienia, to skoncentruj się tylko na tej jednej rzeczy, niech nic innego nie rozprasza cię w tym czasie. Pamiętam, kiedy pisałem swoją pracę magisterską i kiedy to odwlekałem ją jak tylko się da. Jak już znalazłem trochę czasu, to nie wiedziałem, za co mam się zabrać. Napisałem trochę z rozdziału pierwszego, trochę ze wstępu, wkleiłem jakiś wykres i tak do czasu, kiedy nie odkryłem tego sekretu.
Najpierw zaplanuj co masz zrobić, ustal konkretny cel, następnie podziel to na mniejsze części i przystąp do realizacji jakiejś jednej części. Skup się tylko na tym i niech cię nic innego nie rozprasza, do momentu jak nie ukończysz swego dzieła.

Wyniki badań:
Struktura dnia pracy jest zbyt rozdrobniona, kierownicy wykonują do 43 – 583 różnych czynności dziennie (powinno być 10 – 15), skutkiem tego jest dekoncentracja oraz spontaniczna skłonność do przepracowywania się.


Za każdym razem szukaj nowych technik.

Wielu ludzi, z którymi rozmawiałem twierdziło, że potrafi zarządzać swoim czasem i zna wszystkie techniki dostępne na rynku. Ja wychodzę z założenia, ze człowiek całe życie się uczy i powinien zawsze, kiedy tylko się da, wzbogacać swój warsztat. Kiedy masz okazję rozmawiać z ludźmi od nas bardziej doświadczonych, pytaj ich o ich techniki. Dowiedz się jak zarządzają swoim czasem. Może się okazać, że jakiś element, o którym Ci powiedzą zmieni twoją efektywność.

Wyniki badań:
Nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie wynoszą zaledwie 2 – 4%

Korzystaj z dostępnych aplikacji komputerowych.

Jak już pisałem wcześniej, jak korzystam z Outlook’a oraz OneNote. Mam również zainstalowany program na swoim palmtopie program do zarządzania czasem, który nazywa się Pocket Informant. Niesamowicie przydatne narzędzie. Wpisuje wszystko, co muszę zrobić i ustalam priorytety oraz alarm. Od tego momentu nie muszę się martwić, że czegoś nie zapamiętam. Taka moja osobista asystentka. Tylko niestety trzeba wyrobić sobie nowy nawyk, zapisywania wszystkiego na bieżąco. Nawet jadąc samochodem można zrobić krótką notatkę głosową, naciskając tylko jeden przycisk.

Dziel większe zadania na mniejsze części. Reaguj na bieżąco

Czasami się zdarza, że trafiają się nam zadania, które są czasochłonne. Najlepszym sposobem jest dokładne zarządzanie swoimi zadaniami. Takie zadania, tak jak pisałem wcześniej, najlepiej podzielić na mniejsze części oraz wyznaczyć terminy realizacji. Jeżeli rzetelnie prowadzimy swój kalendarz, to od razu widzimy, czy damy coś zrobić w danym terminie, czy potrzebujemy więcej czasu. Jeżeli natychmiast reagujemy na takie sytuacje, mamy większe szanse przekonać naszego przełożonego, żeby nas odciążył, niż później się z tłumaczyć z nie wywiązanych terminów.

Planuj tylko 60 % swojego czasu.

Z doświadczenia wiem, że nie da się wykonać wszystkiego w 100%. Zawsze wpada nam coś niespodziewanego. Dlatego, żeby uniknąć frustracji, powinniśmy planować tylko 60 % swojego czasu. Jeżeli okaże się, że szybciej się wyrobimy z jakimiś zadaniami na dany dzień, zawsze możemy sięgnąć do listy spraw mniej pilnych. A jeżeli nic nie mamy do roboty, to pozostaje nam czas relaksu.

Wyniki badań:
Zaobserwowano bardzo niski stopień planowości pracy kierowników, czego wynikiem jest realizacja zaledwie 20% zaplanowanych czynności (powinno być 60 – 70%) praca ich jest bardzo żywiołowa, często ulegają naciskom zewnętrznym.

Trzymaj się swojego harmonogramu.

Jeżeli już coś sobie zaplanowałeś, to proponuję żebyś się już tego trzymał. Nie zmieniaj niczego w ciągu dnia, bo w ten sposób uczysz się oszukiwać samego siebie, a to już mały krok do katastrofy. Ucz się na błędach i wyciągaj z nich odpowiednie wnioski. Następnym razem planując swój dzień, tydzień czy miesiąc, będziesz pamiętał o swoich wcześniejszych wpadkach i zaplanujesz tak zadania, aby zrealizować je jak najskuteczniej.

Zwolnij tempo.

Czasami trafimy na takie momenty, które wywołują silny stres. Mam tu na myśli szybkie tempo, duże ciśnienie, ogromna presja, jakie wywołuje na nas otoczenie. Kiedy zaobserwujemy coś takiego, zastanówmy się przez moment, do czego nas to może doprowadzić? Jeżeli chcemy dożyć do czterdziestki, proszę bardzo, działajmy.
Poza tym wiadome jest, że pracując w pośpiechu popełniamy więcej błędów, a tym samym jesteśmy mniej skuteczni i wydajni.

Mam nadzieję, że powyższe informacje pozwolą Ci sprawniej zarządzać swoim czasem, tak abyś mógł cieszyć się swoim życiem.

Pozdrawiam,

Artur Rak